Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Ich bin Fotograf, kein Anwalt. Was hier steht, basiert auf meiner Erfahrung aus Hunderten von Shootings und dem, was ich dabei über Datenschutz gelernt habe. Gesetze ändern sich. Prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie handeln. Und glauben Sie nicht alles, was im Internet steht. Auch nicht mir.
Das Problem, das keiner zugeben will
In fast jedem Briefing-Gespräch merke ich: Das Thema Datenschutz verunsichert. Die einen sind übervorsichtig und trauen sich kaum, ihre Mitarbeiter zu fotografieren. Die anderen holen sich eine Vorlage aus dem Internet, lassen unterschreiben und hoffen, dass es reicht.
Beides ist nicht ideal. Denn die Vorlagen, die ich in der Praxis sehe, sind oft juristisch grenzwertig. Sie regeln nicht, was geregelt werden muss. Oder sie regeln zu viel und verunsichern die Mitarbeiter erst recht.
Was die DSGVO tatsächlich sagt
Fotos von Mitarbeitern sind personenbezogene Daten. So sieht es die DSGVO (Art. 4 Nr. 1). Und für personenbezogene Daten gilt ein einfaches Prinzip: Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das heißt: Die Veröffentlichung ist grundsätzlich verboten, es sei denn, es gibt eine Rechtsgrundlage dafür.
In der Praxis gibt es zwei Wege:
Weg 1: Die Einwilligung
Der übliche Weg. Der Mitarbeiter stimmt schriftlich zu, dass seine Fotos für bestimmte Zwecke verwendet werden dürfen. Die Einwilligung muss freiwillig sein (Art. 6 DSGVO) und kann jederzeit widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Freiwillig heißt: ohne Druck. Kein „das machen hier alle so“. Kein Nachteil für die, die ablehnen.
Weg 2: Berechtigtes Interesse
In bestimmten Fällen kann die Veröffentlichung auch ohne Einwilligung zulässig sein. Nämlich dann, wenn die Funktion des Mitarbeiters die Veröffentlichung sachlich erfordert. Der Vertriebsleiter, der auf der Website als Ansprechpartner genannt wird, zum Beispiel.
Aber: Das ist eine Abwägung, keine Automatik. Im Zweifel ist die Einwilligung der sicherere Weg.
Was in die Einwilligung gehört
Die meisten Vorlagen scheitern daran, dass sie zu vage sind. „Hiermit erteile ich die Erlaubnis, Fotos von mir zu verwenden.“ Das reicht nicht.
Was eine Einwilligung enthalten muss:
- Wer fotografiert (Fotograf, ggf. Unternehmen als Auftraggeber)
- Wo die Fotos veröffentlicht werden: Website, Social Media, Intranet, Printmaterial, Stellenanzeigen. Konkret, nicht „in allen Medien“
- Wofür die Fotos verwendet werden: Employer Branding, Teamseite, Kundenkommunikation
- Wie lange die Fotos genutzt werden dürfen
- Dass die Einwilligung freiwillig ist und jederzeit widerrufen werden kann
- Was bei Widerruf passiert: Fotos werden entfernt, von allen genannten Plattformen
Klingt nach viel? Ist es auch. Deshalb empfehle ich keinen Mustertext zum Abtippen, sondern einen Generator, der die Einwilligung passend zu Ihren Zwecken erstellt:
Einwilligungserklärung erstellen — Datenschutz-Generator.de
Das hilft mehr als jede Pauschalvorlage. Weil jedes Unternehmen andere Einsatzzwecke hat und die Einwilligung genau das abbilden muss.
Was die meisten falsch machen
Einwilligung im Arbeitsvertrag verstecken
Manche Unternehmen schreiben die Fotoerlaubnis direkt in den Arbeitsvertrag. Das ist problematisch. Denn eine Einwilligung, die im Zusammenhang mit einem Vertragsverhältnis steht, gilt nicht als freiwillig. Der Mitarbeiter hat das Gefühl, er müsse zustimmen, um den Job zu bekommen. Genau das soll die DSGVO verhindern.
Am Shooting-Tag unterschreiben lassen
Der Klassiker: Die Mitarbeiter kommen zum Shooting und bekommen eine Einwilligung auf den Tisch gelegt. „Hier kurz unterschreiben.“ Das ist weder im Sinne des Datenschutzes noch im Sinne der Mitarbeiter.
Wer erst am Tag des Shootings erfährt, was mit seinen Bildern passiert, hat keine echte Möglichkeit, sich damit auseinanderzusetzen. Das ist keine freiwillige Einwilligung. Das ist Überrumpelung.
Nicht erklären, warum
Der größte Fehler ist nicht die Vorlage. Es ist die fehlende Kommunikation. Wenn Mitarbeiter nicht wissen, warum sie fotografiert werden sollen, wo die Bilder landen und was sie davon haben, sagen sie nein. Nicht weil sie grundsätzlich dagegen sind. Sondern weil sie unsicher sind.
Wer die Mitarbeiter umfassend informiert, hat in der Regel kein Problem mit der Einwilligung.
Wie ich es in der Praxis handhabe
Ich bin Fotograf, nicht Datenschutzbeauftragter. Aber ich habe in Hunderten von Shootings gelernt, was funktioniert und was Probleme macht.
Einwilligung vorher verschicken. Nicht am Shooting-Tag. Tage vorher. Per E-Mail, vom Ansprechpartner im Unternehmen. Die Mitarbeiter sollen Zeit haben, sich das durchzulesen. In Ruhe. Ohne Druck.
Die Firma kümmert sich um die Einwilligungen. Ich kenne die Mitarbeiter nicht. Die Kollegen oder die Personalabteilung schon. Die können erklären, warum das Shooting stattfindet und was mit den Bildern passiert. Das ist glaubwürdiger als eine E-Mail von einem fremden Fotografen.
Wer nicht will, wird nicht fotografiert. Punkt. Kein Überreden, kein Gruppendruck. Das Persönlichkeitsrecht wiegt schwerer als der Wunsch nach einer vollständigen Teamseite.
Was passiert bei Widerruf?
Jeder Mitarbeiter kann seine Einwilligung jederzeit widerrufen. Ohne Begründung. Das Unternehmen muss die Fotos dann entfernen. Von der Website, aus Social-Media-Posts, aus Broschüren, aus dem Intranet.
Das klingt aufwendig. Ist es auch. Besonders bei hoher Fluktuation.
Deshalb: Dokumentieren Sie von Anfang an, wo welches Foto veröffentlicht wird. Dann wissen Sie im Fall eines Widerrufs sofort, wo Sie löschen müssen.
Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Darf mein Arbeitgeber mich zwingen, mich fotografieren zu lassen?
Nein. Die Einwilligung muss freiwillig sein. Ein Arbeitgeber darf keinen Druck ausüben und keine Nachteile an die Verweigerung knüpfen.
Kann ich meine Einwilligung zurückziehen?
Ja, jederzeit. Ohne Angabe von Gründen. Das Unternehmen muss die Fotos dann entfernen.
Reicht eine mündliche Einwilligung?
Theoretisch ja. Praktisch nein. Denn im Streitfall muss das Unternehmen beweisen, dass die Einwilligung erteilt wurde. Schriftlich ist die einzig vernünftige Variante.
Darf mein Chef mein Foto auf LinkedIn posten?
Nur wenn die Einwilligung Social Media als Veröffentlichungsort nennt. Eine allgemeine Einwilligung für die Website deckt nicht automatisch LinkedIn, Instagram oder Facebook ab.
Was ist mit Gruppenfotos — brauche ich von jedem eine Einwilligung?
Ja. Auch auf einem Gruppenfoto ist jede Person identifizierbar. Jede Person braucht eine eigene Einwilligung.
Gelten für das Intranet andere Regeln als für die Website?
Das Intranet ist nicht öffentlich, aber es ist trotzdem eine Veröffentlichung im datenschutzrechtlichen Sinne. Die Einwilligung muss das Intranet als Einsatzort benennen.
Mitarbeiterfotos geplant? Einwilligungen geklärt?
Ich berate Sie vorab, wie Sie das Shooting vorbereiten. Mit Checkliste, Shotlist und dem Hinweis, welche Dokumente Sie vorher regeln sollten. Kein Shooting ohne Plan.
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Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Er ersetzt keine individuelle juristische Prüfung. Im Zweifel wenden Sie sich an einen Fachanwalt für Datenschutzrecht.
