„Was kostet das?“ ist meistens die erste Frage. Verständlich. Aber bevor ich eine Zahl nenne, muss ich ein paar Dinge wissen.
Denn der Preis hängt von Fragen ab, über die vorher selten jemand nachgedacht hat. Wofür brauchen Sie die Bilder? Sind sie für interne Zwecke wie Intranet oder Teams? Oder für die Website, für Sales-Unterlagen, für Pitches, für Stellenanzeigen? Wie viele Mitarbeitende werden fotografiert? Und was passiert, wenn die Ergebnisse nicht passen?
Denn wenn Mitarbeitende mit ihren Fotos unzufrieden sind, brauchen Sie Nachtermine. Das kostet nicht nur Geld. Es kostet Nerven. Und das Gejammere im Team bleibt meist an der Person hängen, die den Fotografen ausgesucht hat. Kein guter Tag für das Betriebsklima.
Hier erfahren Sie, wie Mitarbeiterfotos kalkuliert werden, welche Posten den Preis bestimmen und welche Fragen Sie stellen sollten, bevor Sie buchen.
Die richtige erste Frage: Wofür?
Nicht jedes Mitarbeiterfoto muss gleich viel kosten. Der Preis hängt davon ab, was die Bilder leisten sollen.
Interner Einsatz: Intranet, Microsoft Teams, interne Kommunikation
Hier reichen oft saubere, einheitliche Portraits. Der Aufwand pro Person ist geringer, die Anforderungen an Licht, Hintergrund und Nachbearbeitung niedriger. Das spart Zeit. Und damit Geld.
Externer Einsatz: Website, Sales, Pitches, Broschüren, Stellenanzeigen
Hier geht es um Wirkung. Diese Bilder landen in Verkaufsunterlagen, auf der Karriereseite, in LinkedIn-Profilen, in Pressemitteilungen. Kunden sehen sie. Bewerber sehen sie. Geschäftspartner sehen sie. Wer mit diesen Bildern rausgeht, will damit einen Eindruck hinterlassen. Das braucht mehr Zeit bei der Aufnahme, mehr Sorgfalt bei der Nachbearbeitung. Und ein Konzept, das zur Bildsprache Ihres Unternehmens passt.
Beides gleichzeitig
In der Praxis brauchen die meisten Unternehmen beides. Portraits für Teams und Intranet. Und stärkere Bilder für Website, Sales und Recruiting. Ein guter Fotograf plant das Shooting so, dass beides in einem Termin entsteht.
Die Frage ist also nicht: Was kostet ein Foto? Sondern: Was soll das Foto leisten?
Rechenbeispiel: 50 Mitarbeitende in einer Stunde
Eine echte Anfrage. Eine Mitarbeiterin wollte Mitarbeiterfotos für ihr Unternehmen. Ihr Wunsch: „Endlich mal ein schönes Foto von mir.“ Der neue Chef, seit zwei Wochen im Job, sagte: „Verstehe nicht, warum man dafür so lange braucht. Wir stellen die alle in eine Reihe und fotografieren die ab.“
In eine Reihe stellen und abfotografieren. Das erinnert mich an ein Erschießungskommando. Und das bin ich nicht.
Aber rechnen wir es mal durch:
50 Mitarbeitende. Eine Stunde. 60 Minuten.
Das sind 1,2 Minuten pro Person. In dieser Zeit muss die Person ankommen, sich vor die Kamera stellen, die Scheu verlieren, eine natürliche Haltung finden, zwei bis drei Varianten fotografiert werden, und die nächste Person kommt dran.
Das funktioniert nicht. Nicht weil der Fotograf zu langsam ist. Sondern weil Menschen Zeit brauchen.
Was realistisch ist:
- Reine Portraits (ein Setting, ein Hintergrund): 8 bis 12 Minuten pro Person
- Portraits mit zwei Settings oder Varianten: 12 bis 20 Minuten pro Person
- Portraits plus Situationsbilder: 15 bis 25 Minuten pro Person
Bei 50 Mitarbeitenden und 10 Minuten pro Person sind das über 8 Stunden reine Shooting-Zeit. Ohne Pausen, ohne Umbau, ohne die Leute, die zu spät kommen.
Die Rechnung zeigt: Der Zeitbedarf bestimmt den Preis. Nicht der Stundensatz.
Wie Fotografen kalkulieren
Es gibt drei übliche Modelle. Keins ist besser oder schlechter — nur eine andere Art zu rechnen.
Stundensatz
Der Fotograf berechnet seine Zeit vor Ort nach Stunden. Vorteil: transparent, leicht vergleichbar. Nachteil: Sagt nichts darüber aus, was in der Stunde passiert und was danach noch kommt.
Pauschale pro Person
Jeder Mitarbeitende kostet einen festen Betrag. Vorteil: Leicht intern durchzusetzen, gut planbar. Nachteil: Wirkt transparent, ist aber nur eine andere Verpackung. Der Fotograf rechnet intern trotzdem mit Zeit.
Tagespauschale oder Projektpauschale
Ein Festpreis für das gesamte Shooting. Vorteil: Ein Betrag, keine Überraschungen. Nachteil: Weniger flexibel, wenn sich der Umfang ändert.
Am Ende rechnet jeder Fotograf so, dass er von der Arbeit leben kann. Ob auf der Rechnung 90 Euro pro Person steht oder 250 Euro pro Stunde: Es ist dasselbe Geld, anders aufgeteilt. Lassen Sie sich nicht von der Verpackung blenden. Schauen Sie, was drin ist.
Was im Preis (nicht) drin ist
Die meisten Angebote zeigen eine Zahl. Was dahinter steckt, steht im Kleingedruckten. Oder gar nicht.
Vorbereitung und Planung
Zeitplanung, Abstimmung mit dem Ansprechpartner, Dresscode-Empfehlung ans Team, Shotlist. Je besser die Vorbereitung, desto reibungsloser der Tag. Das kostet Zeit, bevor der Fotograf überhaupt vor Ort ist.
Anfahrt
Innerhalb Hamburgs ein kleiner Posten. Außerhalb kann es relevant werden. Manche Fotografen rechnen die Anfahrt in den Stundensatz ein, andere weisen sie separat aus.
Nachbearbeitung
Jedes Bild wird einzeln bearbeitet: Belichtung, Farbkorrektur, Hautretusche, Hintergrund. Das dauert pro Bild 5 bis 15 Minuten. Bei 30 Mitarbeitenden sind das mehrere Stunden Arbeit nach dem Shooting.
Nutzungsrechte
Hier wird es teuer, wenn Sie nicht aufpassen. Manche Fotografen berechnen Nutzungsrechte extra. Pro Bild. Pro Kanal. Pro Jahr. Ein Bild auf der Website: ein Preis. Dasselbe Bild auf LinkedIn: ein anderer Preis. In einer Stellenanzeige: nochmal extra. Das summiert sich.
Andere Fotografen, ich gehöre dazu, schließen die gängige Nutzung ein: Website, Social Media, Intranet, Recruiting, Verkaufsunterlagen. Ohne Zusatzkosten. Fragen Sie vorher, was Sie mit den Bildern machen dürfen. Nicht erst, wenn die Rechnung kommt.
Was oft fehlt, aber den Unterschied macht:
- Beratung vorab: Welche Motive brauchen Sie wirklich?
- Kommunikation ans Team: Wer informiert die Mitarbeitenden über Dresscode und Zeitslots?
- Bildauswahl: Wer wählt die finalen Bilder aus? Sie oder der Fotograf?
Ein günstiges Angebot, das nur die Produktionszeit abdeckt, kann am Ende teurer werden als ein durchdachtes Paket. Weil Sie die fehlenden Leistungen selbst erbringen müssen. Oder weil Nachtermine nötig werden, weil Mitarbeitende mit den Ergebnissen unzufrieden sind. Ein zweites Shooting kostet nicht nur doppelt. Es kostet auch das Vertrauen der Leute, die beim ersten Mal schon keine Lust hatten.
Worauf Sie beim Vergleich achten sollten
Drei Angebote einholen, den günstigsten nehmen. Das ist die übliche Vorgehensweise. Und der häufigste Fehler.
Denn Fotografen-Angebote sind selten vergleichbar. Der eine rechnet pro Stunde, der andere pro Person, der dritte pauschal. Der eine liefert 5 Bilder pro Person, der andere 2. Einer plant das Shooting von A bis Z, der andere kommt und knipst.
Vergleichen Sie nicht den Preis. Vergleichen Sie die Herangehensweise.
Fragen Sie:
- Wie läuft das Vorgespräch ab? Fragt der Fotograf, wofür Sie die Bilder brauchen?
- Plant der Fotograf das Shooting selbst oder müssen Sie das organisieren?
- Wie viel Zeit ist pro Person eingeplant?
- Was passiert mit Mitarbeitenden, die ungern fotografiert werden?
- Was ist bei der Nachbearbeitung inklusive?
- Welche Nutzungsrechte sind enthalten?
Ein Fotograf, der diese Fragen nicht stellt, wird Ihnen Fotos liefern. Ob die Fotos das tun, wofür Sie sie brauchen, steht auf einem anderen Blatt.
Checkliste — diese Fragen sollten Sie Ihrem Fotografen stellen
Bevor Sie buchen. Nicht danach.
- Wie viel Zeit planen Sie pro Person ein?
- Ist die Vorbereitung (Shotlist, Zeitplan, Kommunikation ans Team) im Preis enthalten?
- Wie viele fertige Bilder pro Person bekomme ich?
- Was genau ist bei der Nachbearbeitung inklusive?
- Welche Nutzungsrechte sind enthalten? Darf ich die Bilder auf Website, LinkedIn, in Stellenanzeigen und Verkaufsunterlagen verwenden?
- Gibt es Zusatzkosten für Nutzungsrechte, Anfahrt oder Nachbearbeitung?
- Können Sie Portraits und Situationsbilder in einem Termin machen?
- Wie gehen Sie mit Mitarbeitenden um, die sich vor der Kamera unwohl fühlen?
- Wie schnell bekomme ich die fertigen Bilder?
Wer auf all diese Fragen klare Antworten bekommt, kann Angebote vergleichen. Wer nur einen Preis pro Person bekommt, vergleicht Äpfel mit Birnen.
Mitarbeiterfotos in Hamburg geplant?
Ich kalkuliere jedes Projekt individuell. Nach einem kurzen Gespräch wissen Sie, was Ihr Shooting kostet, was drin ist und wie der Ablauf aussieht. Keine versteckten Kosten, keine Überraschungen.
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