Warum die KI-Kennzeichnungspflicht ab August 2026 ein guter Anlass ist, jetzt aufzuräumen — und wie Sie das auch ohne großes Budget hinbekommen.
Das Schuhkarton-Prinzip
Viele Unternehmen verwalten ihre Bilder so, wie früher kleine Betriebe ihre Buchhaltung gemacht haben: alles in einen Schuhkarton, nach Datum sortiert, hin und wieder durchgewühlt. Übertragen auf heute heißt das: Ein Netzlaufwerk, ein paar Ordner mit Jahreszahlen, vielleicht noch nach Anlass benannt. Und irgendwo dazwischen Tausende Bilder, von denen niemand mehr genau weiß, wer sie gemacht hat, wofür sie freigegeben sind und ob man sie auf der nächsten Karriereseite einfach so verwenden darf.
Das funktioniert. Bis es nicht mehr funktioniert.
Spätestens dann, wenn die Marketing-Kollegin ein Bild aus 2022 für die Karriereseite braucht und niemand mehr weiß, ob der Mitarbeiter darauf inzwischen das Unternehmen verlassen hat. Oder wenn ein Foto aus dem Ordner „Messe 2023″ auf LinkedIn landet, und drei Wochen später eine Abmahnung kommt, weil die Lizenz für externe Verwendung nie eingekauft wurde. Oder wenn die Geschäftsleitung fragt, welche der zuletzt veröffentlichten Bilder eigentlich KI-generiert sind — und niemand antworten kann.
Diese Probleme gibt es seit Jahren. Neu ist nur, dass sie ab August 2026 spürbarer werden.
Was ab August 2026 dazukommt
Am 2. August 2026 tritt Artikel 50 der EU-Verordnung über Künstliche Intelligenz (KI-VO) in Kraft. Wer KI-generierte oder KI-bearbeitete Bilder veröffentlicht, muss diese ab dann doppelt kennzeichnen:
- Maschinenlesbar — über Metadaten in der Bilddatei selbst
- Menschenlesbar — über ein sichtbares Label im Veröffentlichungskontext, etwa eine Bildunterschrift „KI-generiert”
Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 15 Millionen Euro oder drei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Die Verordnung greift auch für bestehende Bildbestände, sobald diese nach dem Stichtag erneut veröffentlicht werden. Wer alte Bilder weiterverwendet, muss diese vorher prüfen und nachpflegen.
Das ist kein Grund zur Panik. Aber ein guter Grund, jetzt eine Struktur aufzubauen, die sowieso überfällig war.
Die drei eigentlichen Probleme
Bevor es um Tools geht, lohnt sich der Blick auf das, was Unternehmen heute schon kostet — auch ohne KI-Verordnung. Drei Probleme begegnen mir in der Praxis immer wieder:
1. Auffindbarkeit. Bilder werden in Ordnern abgelegt, deren Logik nur derjenige kennt, der sie angelegt hat. Sobald die Person das Unternehmen wechselt oder einfach mal länger im Urlaub ist, beginnt die Suche. Wer schon einmal Stunden damit verbracht hat, ein bestimmtes Foto in einem Netzlaufwerk zu finden, kennt das Gefühl.
2. Urheberschaft. Wer hat das Bild gemacht? Externer Fotograf, Kollege mit dem Smartphone, Stockfoto-Plattform, KI-Tool? Wenn die Antwort darauf in einer Excel-Liste steht, die jemand einmal angefangen und nie weitergepflegt hat, ist sie spätestens nach zwei Jahren wertlos.
3. Nutzungsrechte. Welche Rechte wurden eingekauft? Nur intern? Auch für Social Media? Mit oder ohne Bearbeitungsrecht? Auf wie lange? Diese Fragen entscheiden über Abmahnrisiken — und sie sind nirgendwo dokumentiert, wenn sie nicht direkt in der Bilddatei stehen.
Alle drei Probleme haben dieselbe Ursache: Die Information liegt nicht da, wo das Bild liegt. Sie liegt im Kopf einer Person, in einer separaten Liste, in einer alten E-Mail. Und damit verschwindet sie irgendwann.
Die Lösung ist nicht zwingend ein teures System. Die Lösung ist, dass die Information in der Datei selbst steht.
IPTC-Metadaten: Die unsichtbare Grundlage
IPTC steht für International Press Telecommunications Council — ein internationaler Standard, der seit den 90er-Jahren in der Bildbranche etabliert ist. Die Idee: Informationen werden direkt in die Bilddatei eingebettet. Sie wandern mit, egal wohin das Bild kopiert wird.
Die wichtigsten Felder für Unternehmen:
- Urheber / Fotograf — wer das Bild gemacht hat
- Copyright — wem die Rechte gehören
- Nutzungsbedingungen — was mit dem Bild gemacht werden darf
- Stichwörter — wofür das Bild auffindbar sein soll
- Digital Source Type — entscheidend für die KI-Kennzeichnung
Das Feld Digital Source Type ist der eigentliche Schlüssel zur Erfüllung der KI-Verordnung. Es kennt mehrere Werte, von denen für Unternehmen vor allem fünf relevant sind:
| Wert | Bedeutung |
|---|---|
originalDigitalCapture |
Echte Kameraaufnahme, keine KI-Bearbeitung |
minorHumanEdits |
Klassische Nachbearbeitung ohne KI |
compositeSyntheticElements |
Composing mit KI-Elementen (z. B. ausgetauschter Hintergrund) |
trainedAlgorithmicMedia |
Vollständig KI-generiertes Bild |
pureAlgorithmicMedia |
Rein algorithmisch generiertes Bild |
Wer diese Felder konsequent pflegt, hat zwei Probleme auf einmal gelöst: Die KI-Kennzeichnung ist erfüllt, und die Bildverwaltung wird durchsuchbar.
Ein Haken bleibt: Viele Content-Management-Systeme — WordPress allen voran — entfernen IPTC-Daten beim Bild-Upload stillschweigend. Wer Bilder über die Website veröffentlicht, sollte vorher prüfen, ob die Metadaten erhalten bleiben. Für WordPress gibt es Plugins wie Preserve EXIF/IPTC, die das verhindern.
Schnell-Check: Sind in meinen Bildern überhaupt IPTC-Daten?
Bevor Sie irgendein Tool installieren, lohnt sich ein Blick mit Bordmitteln. Beide Betriebssysteme zeigen IPTC-Daten direkt im Datei-Explorer an — einmal kurz reinschauen, und Sie wissen, woran Sie sind.
Mac: Rechtsklick auf ein beliebiges Bild → Informationen (oder einfach Cmd+I). Im Bereich „Mehr Informationen” sehen Sie einen Teil der Metadaten. Mehr Tiefe gibt die Vorschau-App: Bild öffnen, Werkzeuge → Inspektor, dann das ⓘ-Symbol — der Reiter IPTC zeigt die wichtigsten Felder.
Windows: Rechtsklick auf das Bild → Eigenschaften → Tab Details. Dort tauchen unter anderem Autor, Titel, Stichwörter und Copyright auf. Praktisch: Diese Felder lassen sich direkt im Explorer ausfüllen — ohne zusätzliche Software. Für ein paar Pilotbilder reicht das, um den Status quo zu prüfen oder erste Daten manuell einzutragen.
Wenn beide Wege bei Ihrem Bestand leere Felder zeigen, haben Sie die Antwort: Es gibt nichts zu retten, was schon drin wäre. Sie fangen sauber bei null an.
Der erste Schritt ist kein Tool — es sind drei Felder
Bevor jetzt jemand anfängt, DAM-Systeme zu vergleichen: Das ist nicht der erste Schritt. Der erste Schritt ist viel kleiner.
Er heißt: Bilder beschriften. Drei Felder, ab sofort, bei jedem neuen Shooting:
- Urheber — wer das Bild gemacht hat
- Copyright — wem die Rechte gehören
- Digital Source Type — Kameraaufnahme, Bearbeitung oder KI
Das ist die Mindestanforderung. Mehr braucht es zunächst nicht. Keine Datenbank, kein Cloud-Abo, keine Lizenzen für 20 Nutzer. Adobe Bridge ist kostenlos, läuft auf jedem Rechner, und mit einer Metadatenvorlage ist das Setup in einer Stunde erledigt. Danach laufen alle neuen Bilder mit sauberen Daten — automatisch beim Import.
Wer regelmäßig externe Fotografen beauftragt, kann den Schritt für neue Shootings komplett auslagern: Saubere IPTC-Daten in den Vertrag schreiben, fertig. Ein guter Fotograf liefert das ohnehin.
Der Bestand auf dem Netzlaufwerk ist eine andere Geschichte — den kann man nach und nach nachpflegen. Priorität haben dabei die Bilder, die regelmäßig wieder in Umlauf kommen. Alles andere kann warten.
Ein DAM-System löst diese Probleme nicht. Es organisiert nur, was schon da ist. Sind die IPTC-Felder leer, hilft auch die teuerste Cloud-Lösung nicht. Erst beschriften. Dann irgendwann ein Tool obenauf. Nicht andersrum.
Vier Stufen: Vom kostenlosen Tool zum DAM-System
Wenn das Beschriften läuft und der Bestand wächst, kommt irgendwann die Frage nach dem Werkzeug. Vorher nicht. Bildverwaltung ist dann keine Frage von „alles oder nichts” — es geht darum, was zur Größe und zum Bedarf passt. Vier Stufen, von kostenlos bis Enterprise.
Stufe 1: Kostenlose Bordmittel
Für viele kleinere Unternehmen reicht das aus. Drei Tools sind hier relevant:
Adobe Bridge ist eine kostenlose Desktop-Anwendung von Adobe, die vollständige IPTC-Unterstützung mitbringt. Sie können Metadatenvorlagen anlegen — etwa mit Copyright-Vermerk, Urheber und Nutzungsrechten — und diese im Stapelverfahren auf ganze Ordner anwenden. Bridge ist der einfachste Einstieg, wenn Sie bereits in der Adobe-Welt unterwegs sind oder werden wollen.
ExifTool ist ein Kommandozeilenprogramm, das alle gängigen Metadaten-Standards lesen und schreiben kann — EXIF, IPTC, XMP, auch C2PA. Wer einen IT-affinen Kollegen im Haus hat, kann damit Bestandsbilder automatisiert nachpflegen. Mit zwei Zeilen lässt sich der gesamte Bildbestand auf dem Netzlaufwerk mit einem einheitlichen Copyright-Vermerk versehen.
Photo Mechanic ist kein kostenloses Tool, gehört aber in die Einstiegskategorie. Es kostet einmalig rund 150 Euro und ist seit Jahren der Standard im Pressefoto-Umfeld. Ich nutze es selbst als Erstes nach jedem Shooting: Bilder sichten, IPTC-Daten setzen, weiterleiten — schnell, ohne Schnörkel. Wer regelmäßig größere Bildmengen verarbeitet, wird Bridge irgendwann zu langsam finden. Photo Mechanic löst das.
Stufe 2: Einsteiger-Lösungen für kleine Teams
Wer Bilder nicht nur verwalten, sondern auch bearbeiten will, kommt um Lightroom Classic kaum herum.
Adobe Lightroom Classic kostet zwischen 13 und 22 Euro pro Monat im Foto-Abo. Der Vorteil: Metadatenvorlagen werden beim Import automatisch angewendet. Sie können einmal eine Vorlage anlegen — Copyright, Urheber, Standard-Stichwörter, Digital Source Type — und jedes neue Shooting wird beim Import damit versehen. Die Bibliothek ist durchsuchbar, Lightroom-Kataloge können geteilt werden.
Excire Foto ist eine deutsche Bildverwaltung mit KI-gestützter Suche. Sie können nach Inhalten suchen („alle Bilder mit Personen am Tisch”), ohne dass die Bilder vorher verschlagwortet wurden. Einmalkauf rund 200 Euro, lokal installiert, keine Cloud — was für viele Unternehmen mit Datenschutzbedenken ein Argument ist. Für Teams gibt es die Office Edition ab 289 Euro pro Jahr und Nutzer, die mit einer geteilten Datenbank auf einem Netzlaufwerk arbeitet.
Stufe 3: DAM-Systeme für den Mittelstand
Ab einem gewissen Bildbestand — meist mehrere Zehntausend Bilder oder mehrere Abteilungen, die parallel zugreifen — wird ein echtes Digital Asset Management (DAM) sinnvoll. Drei Anbieter sind hier verbreitet:
pixx.io ist ein deutsches Cloud-DAM, das stark auf Benutzerfreundlichkeit setzt. Der Einstiegstarif liegt bei rund 20 Euro pro Nutzer und Monat (100 GB), die Mittelklasse bei 40 Euro pro Nutzer und Monat (500 GB). IPTC, EXIF, KI-Tagging, Lizenzverwaltung sind enthalten. Für Unternehmen, die einen ersten Schritt aus dem Netzlaufwerk wagen wollen, oft die naheliegendste Option.
AdmiralCloud ist ebenfalls Made in Germany, mit DSGVO-konformer Infrastruktur und SOC2-Zertifizierung. Der Einstieg liegt bei 275 Euro pro Monat — was eine andere Liga ist als pixx.io, aber die Funktionsbreite ist ebenfalls deutlich größer. Eher für Mittelständler ab 100 Mitarbeitenden interessant.
CELUM kommt aus Österreich und ist stark in Integration: Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, SharePoint. Ab 350 Euro pro Monat. Wer komplexe Freigabeworkflows zwischen Abteilungen braucht, schaut sich CELUM an.
Stufe 4: Enterprise
Für sehr große Unternehmen sind Bynder, FotoWare oder Canto die üblichen Verdächtigen. Preise beginnen im niedrigen vierstelligen Bereich pro Monat und gehen schnell in den fünfstelligen Jahresbereich. Wenn Sie diese Stufe brauchen, wissen Sie das. Dann hat Ihr Unternehmen längst eine Marketing-Abteilung mit eigenem Budget für solche Systeme.
Empfehlung nach Unternehmensgröße
| Unternehmensgröße | Empfehlung |
|---|---|
| Selbstständige, sehr kleine Teams | Adobe Bridge (kostenlos) + Metadatenvorlagen + ggf. Photo Mechanic |
| Kleine Unternehmen (bis 20 MA) | Lightroom Classic + Excire Foto, beides lokal |
| Mittelstand (20–250 MA) | pixx.io oder Excire Office Edition |
| Größerer Mittelstand | AdmiralCloud oder CELUM |
| Konzerne | Bynder, FotoWare, Canto |
Das ist eine grobe Orientierung, keine starre Regel. Ein 50-Personen-Unternehmen mit klarer Bildstruktur kann mit Bridge plus Lightroom auskommen. Ein 15-Personen-Unternehmen mit hoher Bildproduktion ist mit pixx.io besser bedient. Die richtige Frage lautet nicht „Was ist groß genug?”, sondern: Wie viele Personen greifen auf den Bildbestand zu, und wie oft?
Sechs Schritte zur Umsetzung
Die Reihenfolge ist wichtiger als das Tool.
1. Metadatenvorlage erstellen. Der schnellste Hebel. Legen Sie in Adobe Bridge oder Lightroom eine Vorlage mit den Pflichtfeldern an: Copyright, Urheber, Nutzungsrechte, Digital Source Type. Ab dem Moment laufen alle neuen Bilder automatisch beim Import mit sauberen Daten — ohne dass Sie noch etwas tun müssen.
2. Fotografen briefen. Halten Sie vertraglich fest, dass externe Fotografen Bilder mit vollständigen IPTC-Daten liefern. Die meisten Profis machen das ohnehin — gute Fotografen liefern saubere Metadaten. Aber es sollte nicht dem Zufall überlassen sein.
3. Bildbestand prüfen. Erst jetzt der Blick auf die Karteileichen. Wie viele Bilder liegen wo? Welche werden noch genutzt? Was lässt sich klar zuordnen? Eine Stichprobe reicht — Sie müssen nicht jedes Bild öffnen.
4. Bestand priorisiert nachpflegen. Mit Bridge oder ExifTool im Stapelverfahren. Vorrang haben Bilder, die regelmäßig wieder in Umlauf kommen — Mitarbeiterportraits, Standardfotos für Karriere- und Imageseiten, Pressefotos. Alles andere kann warten oder ungepflegt im Archiv bleiben.
5. Wenn nötig: DAM einführen. Erst dann, wenn die einfacheren Lösungen nicht mehr reichen. Die häufigsten Auslöser: Zu viele Personen greifen zu, externe Stakeholder sollen kontrollierten Zugriff haben, das Netzlaufwerk wird unübersichtlich. Vor der Auswahl: Drei bis vier Anbieter testen, jeweils mit echten Bildern aus dem eigenen Bestand.
6. Sichtbare Kennzeichnung sicherstellen. Die maschinenlesbare Kennzeichnung allein reicht nicht. Bilder, die KI-generiert oder KI-bearbeitet wurden, brauchen ab August 2026 auch ein menschenlesbares Label im Veröffentlichungskontext — typischerweise in der Bildunterschrift oder im Alt-Text. Eine interne Richtlinie, wer was wie kennzeichnet, vermeidet späteren Ärger.
Was ich selbst nutze
Photo Mechanic für die Erstsichtung und Metadaten-Vergabe direkt nach dem Shooting. Lightroom Classic für die Bearbeitung. Das ist seit Jahren mein Setup und macht genau das, was es soll.
Was Sie als Auftraggeber von mir bekommen: Bilder mit gepflegten IPTC-Daten — Copyright, Urheber, Nutzungsrechte. Das ist nicht extra. Das ist der Standard. Damit haben Sie schon einen Teil der Arbeit erledigt, bevor das Bild bei Ihnen ankommt. Den Rest — Vorlage anlegen, Bestand pflegen, ggf. später ein Tool — entscheiden Sie nach Ihrem Tempo.
Fazit: Fangen Sie nicht mit dem System an
Fangen Sie mit drei Feldern an.
Wer bisher kein System hat, wird auch in Zukunft nicht plötzlich 10.000 Euro im Jahr für ein DAM ausgeben wollen. Das ist verständlich — und auch nicht nötig. Der wichtigste Schritt ist nicht das System. Der wichtigste Schritt ist, dass die Bilder ab sofort beschriftet werden. Mit Urheber, Copyright und Digital Source Type. Das ist die Mindestanforderung. Alles andere folgt daraus.
Drei Dinge, mit denen Sie diese Woche anfangen können:
- Adobe Bridge installieren und eine Metadatenvorlage anlegen. Eine Stunde Arbeit, danach laufen alle neuen Bilder mit sauberem Copyright, Urheber und Digital Source Type.
- Mit dem nächsten externen Fotografen klar vereinbaren, welche IPTC-Felder geliefert werden. Ein Satz im Vertrag.
- Eine interne Mini-Richtlinie schreiben — eine halbe Seite genügt — wer welche Bilder wie kennzeichnet, bevor sie veröffentlicht werden.
Das kostet kein Geld. Es macht aus dem Schuhkarton noch kein DAM-System. Aber es ist der erste Schritt heraus aus dem Schuhkarton. Und ab August 2026 ist das mehr als nur Hygiene — es ist Pflicht.
Stand der Recherche: Juni 2026. Die KI-VO greift ab dem 2. August 2026. Konkrete Auslegungsfragen zur Kennzeichnungspflicht klären sich erst in den ersten Monaten danach — wer früh anfängt, hat mehr Zeit, sauber zu reagieren.
